Statistik är bara värdefull när den leder till bättre beslut. Ett stort antal diagram kan ge en känsla av kontroll, men om ingen vet vilket mått som ska utlösa en åtgärd blir uppföljningen mest rapportering. Välj därför några KPI:er som tillsammans visar om ni rapporterar, agerar och lär er.
Åtta användbara KPI:er
- Antal rapporterade avvikelser över tid, gärna uppdelat på kategori och allvarlighetsgrad
- Andel öppna ärenden som passerat sitt förfallodatum
- Genomsnittlig eller median ledtid från rapportering till stängning
- Tid till första åtgärd när en avvikelse registrerats
- Andel återkommande avvikelser med samma feltyp eller rotorsak
- Kostnad för kassation, omarbete, reklamationer och andra kvalitetsbristkostnader
- Andel ärenden där rotorsak och effektkontroll är dokumenterade
- Andel korrigerande åtgärder som verifierats som effektiva
Mät inte rapporteringsvolym isolerat
En verksamhet som börjar rapportera fler avvikelser kan ha förbättrat sin kultur, inte försämrat sin kvalitet. Samtidigt kan få rapporter bero på att medarbetare inte hinner eller vågar rapportera. Kombinera volymen med till exempel observationer i produktionen, allvarlighetsgrad och återkommande fel för en rättvis tolkning.
Koppla varje KPI till en fråga
Gör uppföljningen handlingsinriktad. Fråga 'vilka ärenden riskerar att bli sena?', 'vilken rotorsak återkommer?' och 'fungerar våra åtgärder?' i stället för att bara fråga om siffran går upp eller ner. Sätt ansvarig för varje uppföljning och dokumentera beslutet i samma flöde som avvikelsen.
Från kalkylblad till löpande överblick
När avvikelser registreras med samma kategorier, ansvar och status blir trenderna tillförlitligare. Ett digitalt system kan samla underlaget löpande och ge kvalitetsansvariga en aktuell överblick utan att varje månadsrapport behöver byggas manuellt.